Teknik Persidangan I (25 Februari 2017)

TEKNIK PERSIDANGAN I
25 Februari 2016
1. ISTILAH PERSIDANGAN
Persidangan adalah suatu wadah/forum/pertemuan yang membahas masalah-masalah organisasi dalam rangka pengambilan keputusan yang mengikat dengan mekanisme-mekanisme yang digunakan juga bersifat mengikat seluruh kepentingan..

2. PIMPINAN SIDANG
Pimpinan sidang adalah orang yang dipilih atau diangkat untuk memimpin persidangn /rapat dan juga faktor yang sangat menentukan dalam kelancaran suatu persidangan . Semua informasi harus diformulasikan sedemikian rupa dengan bijaksana , obektif dan luwes tanpa mengurangi wibawa dan dilakukan dengan tegas. Pimpinan sidang terdiri dari pimpinan sidang sementara dan pimpinan sidang Tetap atau yang disebut majelis ketua.  Pimpinan sidang sementara adalah ketua dan sekretaris Pengurus pusat, Badan Pengurus Cabang, dan 3 orang utusan peserta sidang. Pimpinan sidang tetap disebut majelis ketua memimpin sampai akhir proses

3. FUNGSI PIMPINAN SIDANG
         sebagai pengarah
         sebagai mediator
         pencari jalan keluar
         sebagai layar pemantul
         motifator sebagai pengambil keputusan dan kesimpulan atas nama peserta

4.  CIRI–CIRI PIMPINAN SIDANG YANG IDEAL
        Mengetahui tekhnik pengendalian persidangan
        Cakap mengkombinasikan teknik pengendalian yang bebas , terbatas dan ketat
        Cepat mengenal dan memahami situasi
        Mampu mengenali dengan cepat tipe – tipe peserta
        Cakap mengutarakan pendapat
        Cakap menganlisa dan menguraikan setiap pembicaraan
        Cakap mengambil kesimpulan pembicara
        Cakap mengambil jalan keluar jika sedang buntu
        Mampu memahami faktor psikologis peserta serta mampu memotifasi peserta untuk mengambil peranan.

5. PESERTA
Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan atau keputusan dari permasalahan yang dibahas.

 6. TIPE – TIPE PESERTA
         pemersatu
         pendengar
         perantara
         pemberi semangat
         pengambil inisiatif
         pemberi informasi
         penyerang
         perusuh

7. BENTUK SIDANG – SIDANG DALAM GMKI
Persidangan dalam kongres, konferensi cabang (konfercab), Rapat Anggota  Komisariat terdiri dari :
A. Sidang pleno

B. Sidang komisi

C. Sidang Panitia kerja

D.Sidang Panitia Khusus

9. BENTUK KETUKAN PALU

1. Ketukan 1 kali digunakan untuk
a.       Keputusan sela
b.      kesepakatan
c.       ketukan oleh pimpinan sidang yang akan melanjutkan atau mengambil alih sidang ( terjadi pada pergantian pimpinan sidang / majelis ketua )

2. Ketukan 2 kali
a.       Untuk menskorsing dan mencabut skorsing
b.      Mencabut kembali / atau membatalkan ketukan terdahulu
c.       Ketukan pada pergantian pimpinan sidcang

3. Ketukan 3 kali
a.       Penbukaan dan penutupan sidang
b.      Pembacaan konsideran dan keputusan final

10. CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PIMPINAN SIDANG

A. Membuka sidang
 ” Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan maka saya ...... dibuka dan terbuka/ tertutup untuk umum. ” tok tok tok ”

B. Menutup sidang
 ” Dengan mengucapkan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan maka ...... Ditutup. ” tok tok tok ”

C. Mengalihkan pimpinan sidang
 ” Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kriistus Sang Kepala Gerakan maka saya serahkan palu sidang kepada pimpinan sidang berikutnya ” tok tok ”

D. Mengambil alih pimpinan sidang
 ” Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kriistus Sang Kepala Gerakan maka palu sidang saya terima dan sidang saya saya lanjutkan. ” tok ”

E. Mensokrsing sidang
 ” Sidang saya skors 1 X 15 menit dari pukul 14.00 sampai dengan pukul !4.15
” tok tok ”

F. Mencabut Skorsing
 ” Dengan memperhatikan kehadiran peserta sidang dan waktu skoorsing yang ditetapkan maka skors saya cabut dan sidang dilanjutkan ” tok tok ”

G. Memberi peringatan kepada peserta sidang
 ” Peserta sidang harap tenang ” tok tok berkali kali

11. ISTILAH – ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

A. INTERUPSI
Interupsi adalah suatu tindakan dari seseorang untuk memotong, menyela , menghentikan proses pembicaraan dalam persidangan.
Jenis – jenis interupsi
1.       Point of order / usulan
Dikatan dan terjadi apabila pembicaraan yang akan kita katakan berkaitan langsung dengan pokok pembicaraan dan akan memperlancar persidangan.
2.       Point of information / Informasi
Dikatakan dan terjadi jika yang diajukan adalah untuk menjelasakan atau memberi informasi ang kurang jelas atau menambah bahan pertimbangan pada hal yAng dibahas
3.       Point of clarification / klarifikasi
Dikatakan dan mterjadi jika point yang akan diajukan adalah memperjelas apa yang sudah dikatakan sebelumnya.
4.       Point of personal privilage / personality
Dikatakan untuk membela diri karena pembicaraan yang berlangsung menyinggung pribadi atau orang tertentu ( berupa fitnah atau hinaan )
TAMBAHAN
5.       Point of clearens
Dikatakan dan terjadi apabila seseorang dikatakan (PP) oleh peserta sidang yang lain, maka hal ini yang dipakai sebagai interupsi demi meluruskan hal yang terjadi atau yang dimaksud
6.       Point of solution / solusi konkret
Merupakan interupsi yang digunakan untuk menyampaikan atau menawarkan suatu solusi atau mengusulkan usulan yang paling dirasa jitu untuk memecahkan permasalahan yang sedang dibahas.
7.       Point of Justification
Interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.

CATATAN:
Tidak ada interupsi ketika diam
Tidak ada kata interupsi diatas interupsi

B. SKORSING
Penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung.

F. FORMATUR
 Peserta sidang yang dipilih untuk menyusun kepengurusan organisasi

G. DEAD LOCK
 Suasan musyawarah yang macet. Masing – masing pihak berpegang kukuh pada argumentasinya, tidak ada yang mengalah, maka sidang dihentikan.

H. AGENDA ACARA
 Susunan acara persidangan secara kronologis yang mencantumkan materi sidang yang akan dibahas dan wsaktu pelaksanaannya

I. TATA TERTIB
 Aturan persidangan yang disusun untuk memudahkan jalannya acara persidangan yang berlaku dan mengikat pada seluruh peserta sidang.

J. WALK OUT
 Peserta meninggalkan acara persidangan sebagai protes atau ketidaksetujuan atas jalannya persidangan

K. ONE MAN ONE VOTE
 Setiap peserta memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan secara voting .

L. ONE DELEGATION ONE VOTE
 Setiap delegasi / tim memilliki satu suara dalam pengambilan keputusan di dalam persidangan.

M. QUORUM
 Batas minimal peserta sidang yang harus hadir untuk dapat mensyahkan suatu keputusan di dalam persidangan.

N. FORUM ADALAH MAJELIS PERSIDANGAN

O. PENCERAHAN
 Merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

-Selamat berlatih-